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Statutes / Satzung Major Cities of Europe – IT Users Group e.V.

EnglishDeutsch
Statutes Major Cities of Europe – IT Users Group e.V. in the version of 21.02.2022 modified on 16.01.2023.Satzung Major Cities of Europe – IT Users Group e.V. in der Fassung vom 21.02.2021 bearbeitet am 16.01.2023.
§1 Name and Seat§1 Name und Sitz
(1) The Association bears the name “Major Cities of Europe – IT Users Group”. It shall be registered in the Register of Associations. After the registration, the name of the Association is: “Major Cities of Europe – IT Users Group e.V.”1) Der Verein trägt den Namen “Major Cities of Europe – IT Users Group”. Er soll in das Vereinsregister eingetragen werden. Nach der Eintragung lautet der Name des Vereins: “Major Cities of Europe – IT Users Group e.V.”.
(2) At its discretion, the Association may utilise an alternative or additional name for promoting its activities. The Association name defined in paragraph (1) above will appear on all official documents.(2) Der Verein kann nach eigenem Ermessen alternative oder zusätzliche Namen zur Förderung seiner Tätigkeit verwenden. Der in Absatz (1) definierte Name der Vereinigung erscheint jedoch auf allen offiziellen Dokumenten.
(3) The Association is based in Bremen – Hochschulring 4.(3) Der Verein hat seinen Sitz in Bremen – Hochschulring 4.
§ 2 Purpose of the Association  § 2 Ziel des Vereins
(1) The purpose of the Association is the promotion of good practices in the utilization of information and communication technology (ICT) (otherwise known as digital technologies) in all areas of responsibility of public administrations in the European environment, especially in local and regional administrations. The Association thus aims to increase the specific value for citizens, the economy and public sector employees.(1) Ziel des Vereins ist die Förderung bewährter Praktiken bei der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) (auch als digitale Technologien bezeichnet) in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltungen im europäischen Umfeld, insbesondere in den Kommunal- und Regionalverwaltungen. Der Verein möchte den spezifischen Wert von IKT-Verfahren für Bürgerinnen und Bürger, für die Wirtschaft und für den öffentlichen Sektors steigern.
(2) The Association is independent from all private enterprises.(2) Der Verein ist unabhängig von allen privaten Unternehmen.
(3) The  purpose of the Association shall be achieved by:(3) Das Ziel des Vereins wird erreicht durch:
a. the exchange of information and experience amongst the Association members about the usage of ICT in public administration, focussed on Local Governments,

b. the organization and delivery of workshops, conferences, webinars, etc.,

c. supporting our members in their participation in projects funded by EU or other entities and other cross-country projects that are aligned with the association’s purposes,


d. participating in projects’ consortiums aligned with the association’s purposes, e. becoming a member of organisations having similar scope.		a. Informations- und Erfahrungs­austausch zwischen den Vereinsmitgliedern über den Einsatz von IKT in der öffentlichen Verwaltung mit Schwerpunkt auf Kommunalverwaltungen,

b. Organisation und Durchführung von Workshops, Konferenzen, Webinaren, usw.,

c. Unterstützung unserer Mitglieder bei der Teilnahme an Projekten, die von der EU oder anderen Einrichtungen finanziert werden, sowie an anderen länderübergreifenden Projekten, die mit den Zielen des Vereins übereinstimmen,

d. Teilnahme an Projektkonsortien, die mit den Zielen des Vereins übereinstimmen, e. Beitritt zu Organisationen mit ähnlichem Aufgabenbereich.
(4) The Association is a non-profit organisation. Therefore, the means  of the association shall only be used to fulfil its purpose. No person may receive financial or non-financial benefits not compatible with the purpose of the Association or receive disproportionately high remuneration. Members shall not receive any benefit from the means of the association in their capacity as member.(4) Der Verein ist eine gemeinnützige Organisation. Die Mittel des Vereins dürfen daher nur zur Erfüllung seines Zwecks verwendet werden. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins in ihrer Eigenschaft als Mitglied.
(5) The Association is committed to supporting, promoting, and enforcing equality, respect for diversity and the right to inclusion for the benefit of all stakeholders it interacts with. The association does not discriminate on the basis of age, disability, gender, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, religion or belief, sex and sexual orientation. These principles are innate to our vision of the world and have been consistently adopted as guidelines to our behaviours in the profession as well as in our private and community relationships. The Association welcomes, recognizes and values differences in the people it represents, advises, and collaborates with. It commits to supporting this engagement with concrete acts during the execution of its assignment.(5) Der Verein verpflichtet sich zur Unterstützung, Förderung und Durchsetzung der Gleichstellung, der Achtung der Vielfalt und des Rechts auf Inklusion zum Nutzen aller Beteiligten, mit denen er in Kontakt steht. Die Vereinigung diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsumwandlung, Ehe und Lebens­partnerschaft, Schwangerschaft und Elternschaft, Religion oder Weltanschauung, biologischem Geschlecht und sexueller Orientierung. Diese Grundsätze sind unserer Weltanschauung inhärent und wurden konsequent als Leitlinien für unser Verhalten im Beruf sowie in unseren privaten und gemeinschaft­lichen Beziehungen übernommen. Der Verein begrüßt, anerkennt und schätzt die Unterschiede der Menschen, die ihn vertreten, beraten und mit denen er zusammenarbeitet. Er verpflichtet sich, dieses Engagement bei der Ausführung seines Auftrags konkret zu unterstützen.
(6) The association is politically and denominationally neutral.(6) Der Verein ist politisch und konfessionell neutral.
§3 Business Year§3 Geschäftsjahr
The business year is the calendar year.Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
§4 Members  §4 Mitglieder
(1) Members of the Association can be:(1) Mitglieder des Vereins können sein:
a. Public sector legal entities; b. Private and public sector legal entities that are providing services and products in the domain of public administration and that are controlled by public sector legal entities;

c. Associations and organizations, whose purposes are compatible with the purpose of the Association; d. Universities and research institutes with a focus on public administrations;

e. Individuals who can contribute to the goals of the Association due to their education and/or their professional experience, provided that they already do not represent one of the previous categories in the association;

f. Individuals who are awarded honorary membership on the basis of their merit and willingness to contribute to the Association;

g. Members of the Executive Committee that have accepted the free membership as indicated in §11 (6).		a. Juristische Personen des öffentlichen Sektors; b. Juristische Personen des privaten Sektors, die Dienstleistungen und Produkte im Bereich der öffentlichen Verwaltung erbringen und von juristischen Personen des öffentlichen Sektors kontrolliert werden; c. Verbände und Organisationen, deren Zwecke mit dem Zweck des Vereins vereinbar sind;

d. Universitäten und Forschungsinstitute mit Forschungsschwerpunkt auf öffentlichen Verwaltungen; e. Personen, die aufgrund ihrer Ausbildung und / oder Berufserfahrung einen Beitrag zu den Zielen des Vereins leisten können, sofern sie keiner der vorherigen Kategorien angehören;
f. Personen, denen aufgrund ihres Verdienstes und ihrer Bereitschaft, einen Beitrag zum Verein zu leisten, eine Ehrenmitgliedschaft verliehen wird; g. Mitglieder des Vorstands, die die freie Mitgliedschaft gemäß §11 (6) angenommen haben.
(2) After the application for or offer of membership, the Executive Committee decides on the admission of the new member. The General Assembly is informed at its next meeting.(2) Nach Antragstellung eines Neumitgliedes entscheidet der Vorstand über die Aufnahme des neuen Mitglieds. Hierüber informiert der Vorstand die übrigen Mitglieder in der nächsten Mitgliederversammlung.
(3) Each member has one vote at the General Assembly.(3) Jedes Mitglied hat in der Mitglieder­versammlung eine Stimme.
(4) Membership is non-transferrable and non-inheritable. The exercise of membership rights can be delegated.(4) Die Mitgliedschaft ist nicht übertragbar und nicht vererbbar. Die Ausübung der Mitgliedsrechte kann delegiert werden.
§ 5 End of membership§ 5 Ende der Mitgliedschaft
(1) Membership of the Association ends by voluntary resignation of the member, by cancellation, by expulsion, by exclusion or by death.(1) Die Mitgliedschaft in der Vereinigung endet mit dem Ausschluss, der Streichung von der Mitgliederliste, dem Rücktritt aus der Vereinigung, oder, bei Mitgliedschaften von Personen, durch Tod.
(2) If a member wants to resign, this must be done in writing to the Executive Committee. Withdrawal will take effect at the end of the calendar year. The General Assembly is informed at its next meeting.(2) Wenn ein Mitglied austreten möchte, muss dies schriftlich an den Vorstand erfolgen. Der Rücktritt wird am Ende des jeweiligen Kalenderjahres wirksam. Die Mitglieder­versammlung ist auf ihrer nächsten Sitzung zu informieren.
(3) The Cancellation of membership occurs in case of non-payment of the membership fee. Members may be removed from any published membership list if they are in arrears with the payment of membership fees or levies despite two written reminders. With the second reminder, which must be done by registered letter with acknowledgment of receipt, cancellation of membership is to be threatened. The General Assembly is informed at its next meeting.(3) Die Streichung der Mitgliedschaft erfolgt bei Nichtbezahlung des Mitgliedsbeitrages. Ein Mitglied kann von der veröffentlichten Mitglieder­liste gestrichen werden, wenn es trotz zweimaliger schriftlicher Mahnung mit der Zahlung von Mitglieds­beiträgen oder Umlagen im Rückstand ist. Mit der zweiten Mahnung, die per Einschreiben mit Rückschein erfolgen muss, ist die Streichung der Mitgliedschaft anzudrohen. Die Mitglieder­versammlung ist in ihrer nächsten Sitzung zu informieren.
 (4) A member may be expelled by the General Assembly from the Association if the member has culpably and grossly violated the interests of the Association.(4) Ein Mitglied kann durch die Mitglieder­versammlung aus dem Verein ausgeschlossen werden, wenn es schuldhaft und in grober Weise gegen die Interessen des Vereins verstoßen hat.
(5) The General Assembly can also exclude a member for any reason, whereby 3/4 of the majority of the votes cast by members present is required.(5) Die Mitgliederversammlung kann ein Mitglied auch aus anderen Gründen ausschließen, wobei eine Mehrheit von 3/4 der Stimmen der anwesenden Mitglieder erforderlich ist.
§ 6 Membership Fees§ 6 Mitgliedsbeiträge
(1) Membership fees are levied by the members. The amount and due date of the membership fees are decided by the General Assembly.(1) Von den Mitgliedern werden Mitgliedsbeiträge erhoben. Die Höhe und das Fälligkeitsdatum der Mitgliedsbeiträge werden von der Mitglieder­versammlung festgelegt.
(2) By unanimous decision of the General Assembly, levies for the financing of measures for the purposes of the Association may be decided.(2) Durch einstimmigen Beschluss der Mitgliederversammlung können Sonderabgaben zur Finanzierung bestimmter Maßnahmen, die dem Vereinszweck dienen, erhoben werden.
(3) In individual cases, the Executive Committee may waive or defer fees, contributions, and levies in whole or in part to members. These decisions are according to the budget and are reported to the next General Assembly.(3) In Einzelfällen kann der Vorstand ganz oder teilweise auf Gebühren, Beiträge und Abgaben für Mitglieder verzichten oder diese aufschieben. Diese Entscheidungen richten sich nach dem Budget und werden der nächsten Mitgliederversammlung gemeldet.
(4) Honorary members and members of the Executive Committee that have accepted the free membership as indicated in §11 (6)  do not pay a membership fee and are not subject to levies.(4) Ehrenmitglieder und Vorstandsmitglieder, die die unentgeltliche Mitgliedschaft gemäß §11 (6) angenommen haben, zahlen keinen Mitglieds­beitrag und sind nicht umlagepflichtig.
§ 7 Bodies of the Association  § 7 Organe des Vereins
The Association has the following official bodies: a. The General Assembly b. The Executive Committee(1) Der Verein hat folgenden Organe: a. Die Mitgliederversammlung b. Der Vorstand
§ 8 General Assembly§ 8 Mitgliederversammlung
(1) An ordinary General Assembly takes place at least once a year, usually at the beginning of fiscal year. Extraordinary General Assemblies take place, if necessary, in the interest of the Association, or if the convening of such a meeting is requested in writing by 1/5 of the members upon presentation of an agenda.(1) Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet mindestens einmal jährlich statt, in der Regel zu Beginn des Geschäftsjahres. Außerordentliche Mitgliederversammlungen finden erforderlichen­falls im Interesse des Vereins statt oder wenn die Einberufung einer solchen Versammlung von 1/5 der Mitglieder beantragt wird.
(2) The General Assembly is a presence meeting. However, a member may delegate, in written form, its right to vote in the General assembly to another member for a specified period of time. At the request of a member, participation may be by teleconference or other telecommunication means.(2) Die Mitgliederversammlung ist eine Anwesenheitssitzung. Ein Mitglied kann jedoch sein Stimmrecht in der Mitgliederversammlung für einen bestimmten Zeitraum schriftlich auf ein anderes Mitglied übertragen. Ein Mitglied kann auch per Telefonkonferenz oder mit Hilfe anderer Telekommunikationsmittel teilnehmen.
(3) The General Assembly can be fully organised by teleconference or other telecommunication means, or in mixed mode.Die Mitgliederversammlung kann vollständig per Telekonferenz oder mit anderen Tele­kommuni­ka­tions­mitteln oder in gemischter Form durch­geführt werden.
(4) The General Assembly has at a minimum to take decision over the following matters:(4) Die Mitgliederversammlung muss mindestens über folgende Angelegenheiten entscheiden:
a. The development plan for the current period, including the allocation of the budget, and the previous year accounts, b. The mandate of the Executive Committee to manage the development plan and budget and to revise it as needed, c. The election of the Executive Committee members, indicating The President, The Vice President and the Treasurer at the expiration of their mandate or in case of a vacancy according to §11 (3) and §11 (16),

d. The decision on honorary membership on a proposal from the Executive Committee, e. The expelling of a member, f. The exclusion of a member, g. The appointment of the Auditor / Auditors at the expiration of their mandate or in case of a vacancy according to §16 (1).		a. Den Entwicklungsplan für die laufende Periode, einschließlich der Kostenplanung und den Jahresabschluss des Vorjahres, b. Das Erteilen des Mandats an den Vorstand, den Entwicklungsplan und das Budget zu verwalten und bei Bedarf zu überarbeiten, c. Die Wahl der Mitglieder des Vorstands, unter Angabe des/der Vorsitzenden, des/der stellvertretende/r Vorsitzenden und des/der Schatzmeisters/Schatzmeisterin bei Ablauf ihrer Amtszeit oder im Falle einer Vakanz gemäß §11 (3) und §11 (16), d. Die Entscheidung über die Ehrenmitgliedschaft auf Vorschlag des Vorstands, e. Die Ablehnung eines Mitgliedes, f. Den Ausschluss eines Mitgliedes, g. Die Ernennung des/der Rechnungsprüfer/innen nach Ablauf seines/ihres Mandats oder im Falle einer Vakanz gemäß §16 (1).
§ 9 Convocation of the General Assembly§ 9 Einberufung der Mitgliederversammlung
(1) A General Assembly shall be convened by the President by written invitation, including the agenda determined by the Executive Committee, which can be sent via mail or electronically.(1) Eine Mitgliederversammlung wird vom/von der Vorsitzenden per schriftlicher Einladung einschließlich der vom Vorstand festgesetzten Tagesordnung einberufen; die Einladung kann per Post oder elektronisch versandt werden.
(2) For a General Assembly, which was requested by members of the Association according to § 8 (1) of the Statutes, the President must include the agenda items desired by these members.(2) Für eine Mitgliederversammlung, die von Vereinsmitgliedern gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung beantragt wurde, hat der/die Vorsitzende die von diesen Mitgliedern gewünschten Tages­ordnungs­punkte aufzunehmen.
(3) The convening period for each General Assembly is two weeks.(3) Die Einberufungsfrist für jede Mitglieder­versammlung beträgt zwei Wochen.
(4) If the Executive Committee is unable to function, the General Assembly meeting can be convened by 1/5 of the members, and upon presentation of an agenda as specified in §8 (1).(4) Im Falle der Verhinderung des Vorstandes kann die Mitgliederversammlung von 1/5 der Mitglieder unter Vorlage einer Tagesordnung gemäß § 8 (1) einberufen werden.
§ 10 Procedure of the General Assembly§ 10 Ablauf der Mitgliederversammlung
(1) The General Assembly shall be chaired by the President or another member can be appointed instead. In the case of election of members of the Executive Committee, the General Assembly must be chaired by a participant of the General Assembly not belonging to the Executive Committee nor a candidate in the election.(1) Den Vorsitz in der Mitgliederversammlung hat in der Regel der/die Vorsitzende. Bei Bedarf kann stattdessen auch ein anderes Mitglied als Versammlungsleiter/in gewählt werden. Bei der Wahl von Mitgliedern des Vorstands muss die Mitgliederversammlung von einem Teilnehmer der Mitgliederversammlung geleitet werden, der weder dem Vorstand angehört noch für die Wahl kandidiert.
(2) Resolutions of the General Assembly are normally passed by a simple majority of members present and voting. For the exclusion of a member a majority as defined in § 5(5) is required. To change the purposes of the Association or to dissolve the Association a majority of 9/10 of the votes present in the General Assembly is required.(2) Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden in der Regel mit einfacher Mehrheit der anwesenden und stimmberechtigten Mitglieder gefasst. Für den Ausschluss eines Mitgliedes ist eine Mehrheit im Sinne von § 5(5) erforderlich. Um die Ziele des Vereins zu ändern oder den Verein aufzulösen, ist eine Mehrheit von 9/10 der in der Mitgliederversammlung anwesenden Stimmen erforderlich.
(3) Votes are generally by acclamation. At the request of a member in attendance, votes may be undertaken by secret ballot.(3) Abstimmungen erfolgen in der Regel per Akklamation. Auf Antrag eines anwesenden Mitglieds können Abstimmungen in geheimer Abstimmung vorgenommen werden.
(4) If one or more members participate via teleconference or other telecommunication means, in this case they can take part in a vote by a mechanism determined by chairperson of the meeting.(4) Wenn ein oder mehrere Mitglieder per Telefonkonferenz oder auf andere Weise über Telekommunikation teilnehmen, können sie in diesem Fall nach einem vom Vorsitzenden der Sitzung festgelegten Mechanismus an einer Abstimmung teilnehmen.
(5) The General Assembly must appoint a Secretary. In the minutes kept by the Secretary, resolutions shall be recorded in the form of a written memorandum, stating the place, time, and list of participants to the meeting as well as the results of the votes. This written memorandum must be signed by the Chairperson of the meeting and by the Secretary. The official memorandum must be written in English and in German.(5) Die Mitgliederversammlung hat eine/n Schriftführer/in zu ernennen. In dem vom/von der Schriftführer/in geführten Protokoll werden die Beschlüsse in Form eines schriftlichen Vermerks festgehalten, der Ort, Zeit und Teilnehmerliste der Versammlung sowie die Abstimmungsergebnisse angibt. Das Protokoll muss vom Vorsitzenden der Sitzung und vom/von der Schriftführer/in unter­zeichnet werden. Das offizielle Protokoll muss in deutscher und englischer Sprache abgefasst sein.
(6) The General Assembly may adopt rules of procedure for its activities.(6) Die Mitgliederversammlung kann sich eine Geschäftsordnung geben.
(7) The General Assembly is quorate regardless of the number of participating members.(7) Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig unabhängig von der Anzahl der teilnehmenden Mitglieder.
(8) Members that are legal person will indicate a representative for the General Assembly meeting. The exercise of membership at the General Assembly can be delegated to another member in line with §4 (4).(8) Mitglieder, die juristische Personen sind, benennen einen Vertreter für die Mitglieder­versammlung. Die Ausübung der Mitgliedschaft in der Mitgliederversammlung kann gemäß §4 (4) auf ein anderes Mitglied übertragen werden.
(9) A member can appoint more than one participant to the General Assembly, but only one person is the official representative or delegate that casts the members vote.(9) Ein Mitglied kann mehr als einen Teilnehmer an der Mitgliederversammlung benennen, aber nur eine Person ist der offizielle Vertreter oder Delegierte, der die Stimme der Mitglieder abgibt.
§ 11 Executive Committee§ 11 Der Vorstand
(1) Upon the mandate of the General Assembly, the Executive Committee has the overall responsibility of managing the Association and specifically of defining the annual development plan and budget, revising them as needed, managing the growth and sustainability of the Association, and controlling and guaranteeing the correctness of the operational activities, in particular the financial management and results.(1) Der Vorstand hat im Auftrag der Mitglieder­versammlung die Gesamtverantwortung für die Leitung des Vereins, insbesondere für die Fest­legung des jährlichen Entwicklungsplans und des Budgets, deren Überarbeitung bei Bedarf, für das Wachstum und die Nachhaltigkeit des Vereins sowie für die Kontrolle und Gewährleistung der Korrektheit der operativen Tätigkeiten, insbeson­dere der Finanzverwaltung und der Ergebnisse.
(2) The Executive Committee consists of at least of the President, the Vice President and the Treasurer.(2) Der Vorstand besteht mindestens aus dem/der Vorsitzenden, dem/der stellvertretenden Vorsitzenden und dem/der Schatzmeister/in.
(3) The Executive Committee is elected by the General Assembly for a maximum term of three years. However, it shall remain in function after mandates have expired until new elections are held.(3) Der Vorstand wird von der Mitglieder­versammlung für eine Amtszeit von drei Jahren gewählt. Er bleibt jedoch nach Ablauf des Mandats bis zur Durchführung von Neuwahlen in Amt.
(4) Each member of the Executive Committee may resign by submitting his/her signed resignation in writing to any other member of the Executive Committee. Following the resignation, the member must deliver to the Executive Committee all the official and confidential documentation of his/her past and ongoing activities, both in paper and electronic format. He/she is required to agree on a reasonable transition period while his/her replacement is taking over.(4) Jedes Mitglied des Vorstands kann zurücktreten, indem es den anderen Mitgliedern des Vorstands seinen Rücktritt schriftlich erklärt. Nach dem Rücktritt muss das Mitglied dem/der Vorsitzenden alle offiziellen und vertraulichen Unterlagen über seine Aktivitäten im Verein in Papierform und in elektronischer Form vorlegen. Der/die Vorsitzende einigt sich mit dem zurückgetretenen Mitglied auf eine geeignete Übergangsfrist bis zur Nachwahl.
(5) The President, the Vice-President and the Treasurer are individually legal representatives and are entitled to represent judicial and extrajudicial the Association in accordance with the German legislation. All the other members of the Executive Committee have voting right but are not legal representatives.(5) Der/die Vorsitzende, der/die stellvertretende/r Vorsitzende und der/die Schatzmeister/in sind einzeln vertretungsberechtigt und berechtigt, den Verein gerichtlich und außergerichtlich nach Maß­gabe der deutschen Gesetzgebung zu vertreten. Alle anderen Mitglieder des Vorstandes sind stimmberechtigt, aber nicht vertretungs­berechtigt.
(6) A member of the Executive Committee, that is not member or not a representative of a member of the association, is automatically offered membership of the Association for the duration of his/her participation to the Executive Committee.(6) Einem Vorstandsmitglied, das nicht Mitglied oder Vertreter eines Mitgliedes des Vereins ist, wird automatisch die Mitgliedschaft im Verein für die Dauer seiner Mitarbeit im Vorstand angeboten.
(7) The Executive Committee shall meet regularly, in general once a month, to discuss all matters of interest to the Association, in particular those involving strategic, organizational or financial matters. These meetings can be held both in person or by teleconference or other tele­communication means.(7) Der Vorstand tritt regelmäßig zusammen, in der Regel einmal im Monat, um alle Angelegenheiten von Interesse für den Verein zu be­sprechen, insbesondere solche, die strate­gi­schen, organisatorischen oder finanziellen Charakter haben. Diese Sitzungen können sowohl persönlich als auch per Telefonkonferenz oder anderen Telekommunikationsmitteln abgehalten werden.
(8) At the beginning of each year the Executive Committee prepares for the General Assembly the development plan and budget of the current period and the balance sheet of the previous period.(8) Zu Beginn eines jeden Jahres bereitet der Vorstand für die Mitgliederversammlung den Entwicklungsplan und die Kostenplanung für die laufende Periode sowie den Abschluss der Vorperiode vor.
(9) The Executive Committee may adopt Rules of Procedure for its activities and decisions.(9) Der Vorstand kann sich für seine Tätigkeit und seine Beschlüsse eine Geschäftsordnung geben.
(10) Members of the Executive Committee who represent members according to §4 (1) a.- d. usually perform their activities without expense allowance. They may receive reimbursement of expenses authorised by two legal representatives in the Executive Committee (10) Mitglieder des Vorstands, die einem Vereinsmitglied gemäß §4 (1), a.- d. angehören, üben ihre Tätigkeit in der Regel ohne Aufwandsentschädigung aus. Sie können eine von zwei gesetzlichen Vertretern im Vorstand genehmigte Aufwandsentschädigung erhalten. 
(11) Members of the Executive Committee that do not represent members according to §4 (1) a.- d. may receive compensation and expenses allowances that can be decided by the Executive Committee. This compensation must respect constraints of §2 (4).(11) Vorstandsmitglieder, die keine Mitglieder nach §4 (1) a.- d. vertreten, können eine Vergütung und Aufwandsentschädigung erhalten, die vom Vorstand beschlossen werden kann. Diese Entschädigung muss den Einschränkungen des §2 (4) entsprechen.   
(12) The Executive Committee meeting is called by the President, who also defines its agenda.(12) Die Vorstandssitzung wird vom Vorsitzenden einberufen, der auch die Tagesordnung festlegt.
(13) Calling of a meeting of the Executive Committee and/or the provision of specific items in the agenda are mandatory if requested by any member of the Executive Committee. In that case the meeting must be called within 30 days of the request.(13) Die Einberufung einer Sitzung des Vorstandes und/oder die Behandlung spezifischer Tagesordnungspunkte sind verpflichtend, wenn ein Mitglied des Vorstandes dies wünscht. In diesem Fall muss die Besprechung innerhalb von 30 Tagen nach Antragstellung einberufen werden.
(14) The meeting is valid with the participation by the majority of the members of the Executive Committee. The meeting is chaired by the President or the Vice-President if present, otherwise the participants appoint a Chairperson at the beginning of the meeting. The Rules of Procedure of the Executive Committee may establish the way to manage the Executive Committee operations.(14) Die Sitzung ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Vorstandsmitglieder teilnimmt. Den Vorsitz führt der Vorsitzende oder der Vizevorsitzende, wenn er anwesend ist, andernfalls bestimmen die Teilnehmer zu Beginn der Sitzung eine/n Sitzungsleiter/in. Die Geschäftsordnung des Vorstands kann die Art und Weise der Zusammenarbeit des Vorstands festlegen.
(15) The voting in the Executive Committee can be performed by delegation, in written form, to another member of the board in case of absence. This delegation is considered in the calculation of the quorums. This delegation does not imply any transferring of other power belonging to the delegating person.(15) Ein Mitglied, das bei einer Vorstandssitzung nicht anwesend sein kann, kann seine Stimme auf ein anderes Mitglied des Vorstandes übertragen. Diese Übertragung wird bei Abstimmungen berücksichtigt. Diese Übertragung impliziert jedoch keine Übertragung anderer Befugnisse der übertragenden Person.
(16) In case of permanent impediment/resignation of one of the persons having the role of the President, of the Vice-President or of the Treasurer, the other members of the Executive Committee will convene as stated in the previous point (13) to appoint a new person of the Executive Committee in the role. The Executive Committee can then continue to operate in the new composition up to the next General Assembly. This can occur up to the minimal composition of the Executive Committee that includes the President and the Treasurer. If the composition of the Executive Committee is limited to only one person he / she assumes the role of the President and Treasurer and must immediately convene a General Assembly. Meantime he/she can only accomplish mandatory duties. In case of contemporary impediment/resignation of both the President and Vice President the meeting of the Executive Committee is called by any other remaining member of the Executive Committee according to (12).(16) Im Falle einer dauerhaften Verhinderung oder eines Rücktritts einer der Personen, die das Amt des/der Vorsitzenden, des/der stellvertretenden Vorsitzenden oder des/der Schatzmeisters/ Schatzmeisterin innehaben, treten die anderen Mitglieder des Vorstands wie im vorherigen Punkt (13) beschrieben zusammen, um eine neue Person des Vorstands für dieses Amt zu ernennen. Der Vorstand kann dann in dieser neuen Zusammen­setzung bis zur nächsten Mitglieder­versammlung weiterarbeiten. Dies kann bis zu der minimalen Zusammensetzung des Vorstands geschehen, die den/die Vorsitzende/n und den/die Schatz­meister/in umfasst. Wenn die Zusammensetzung des Vorstands auf nur eine Person beschränkt ist, übernimmt diese die Rolle des/der Vorsitzenden und des/der Schatzmeisters/ Schatzmeisterin und muss unverzüglich eine Mitgliederversammlung einberufen. In der Zwischenzeit kann er/sie nur die obligatorischen Aufgaben erfüllen. Im Falle der zeitweiligen Verhinderung bzw. des Rücktritts sowohl des/der Vorsitzenden als auch des/der stellvertretenden Vorsitzenden wird die Vorstands­sitzung von einem anderen verbleibenden Vorstandsmitglied gemäß (12) einberufen.
(17) The Executive Committee appoints a Secretary for each meeting. He/she is in charge of the writing of the minutes. Resolutions shall be recorded in the form of a written memorandum stating the place, time, and list of participants to the meeting as well as the results of the votes. This written memorandum must be signed by the Chairperson of the meeting and the Secretary. All minutes are made available to all members of the Executive Committee that require to have access to them.(17) Der Vorstand ernennt für jede Sitzung eine/n Schriftführer/in. Er/sie ist für die Erstellung des Protokolls verantwortlich. Im Protokoll werden die Beschlüsse mit Ort, Zeit, Anwesenheitsliste sowie die Ergebnisse der Abstimmungen festgehalten. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden der Sitzung und vom/von der Schriftführer/in unterzeichnet. Alle Protokolle werden allen Mitgliedern des Vorstands zur Verfügung gestellt, die Zugang zu ihnen benötigen.
§ 12 The President§ 12 Der/die Vorsitzende
(1) The President acts on behalf of the Association in all the ordinary activities of the Association.(1) Der/die Vorsitzende handelt im Namen des Vereins bei allen ordentlichen Tätigkeiten des Vereins.
(2) As legal representative of the Association the President can make decisions, approve expenses and reimbursement and takes obligations for the Association.(2) Als gesetzliche/r Vertreter/in des Vereins kann er/sie Entscheidungen treffen, Kosten und Erstattungen genehmigen und Verpflichtungen für den Verein eingehen.
(3) The President is responsible for the calling and of the meetings of the Executive Committee according with the rules and constraints defined in the previous article.(3) Der/die Vorsitzende ist verantwortlich für die Einberufung und Durchführung der Sitzungen des Vorstands gemäß den im vorhergehenden Artikel festgelegten Regeln und Beschränkungen.
(4) The President chairs and coordinates the meetings of the Executive Committee.(4) Der/die Vorsitzende ist für die Einberufung und die Leitung der Sitzungen des Vorstands verantwortlich
(5) As representative of the Association the President can attend meetings and events in the interest of the Association.(5) Als Vertreter des Vereins kann der/die Vor­sit­zen­de im Interesse des Vereins an Sitzungen und Veranstaltungen andrer Organisationen teilnehmen.
(6) The President is responsible of the relations with the members and to promote the enlargement of the membership of the Association, dealing with new potential members and proposing to the Executive Committee new membership applications for approval.(6) Der/die Vorsitzende ist verantwortlich für die Beziehungen zu den Mitgliedern, für die Gewinnung von Neumitgliedern und für die Betreuung neuer Mitglieder. Er/sie schlägt dem Vorstand und der Mitgliederversammlung neue Mitglieder vor.
(7) In all their activities the President shall respect the limits imposed by the Development Plan and related budget and by any other decision of the Executive Committee.(7) Bei allen Tätigkeiten hat der/die Vorsitzende die im Entwicklungsplan, im Finanzplan und in allen anderen Entscheidungen des Vorstandes festgelegten Grenzen einzuhalten.
(8) The President cannot perform any activity involving strategic organizational matters without prior approval of the Executive Committee.(8) Der/die Vorsitzende kann ohne vorherige Zustimmung des Vorstandes keine Tätigkeiten im Zusammenhang mit strategischen organisatorischen Angelegenheiten ausüben.
§ 13 The Vice President§ 13 Der/die stellvertretende Vorsitzende/r
(1) The Vice President acts as the President in case of absence or impediment or under delegation.(1) Der Der/die stellvertretende Vorsitzende/r vertritt den/die Vorsitzende/n bei dessen Abwesenheit oder Verhinderung oder in dessen Auftrag.
(2) Working in collaboration with the President and the other members of the Executive Committee (and others as appropriate),he/ she proposes, evaluates, and implements  organisational initiatives that benefit members and/or contribute to the well-being of the Association. (2) In Zusammenarbeit mit den anderen Vor­stands­mitgliedern (und ggf. anderen) schlägt er/sie organisatorische Initiativen vor, bewertet diese und setzt sie um, sofern sie den Mitgliedern zu­gute­kommen und / oder zum Wohl des Vereins beitragen.
§ 14 The Treasurer§ 14 Der/die Schatzmeister/in
(1) The Treasurer is responsible for the book­keeping and for the management of the funds of the Association.(1) Der/die Schatzmeister/in ist verantwortlich für die Buchführung und Budgetierung des Vereins.
(2) He/she cooperates with the President and the Executive Committee in the definition of the proposal for the Development Plan and budgets and prepare the annual accounts.(2) Er/sie arbeitet mit dem/der Vorsitzende bei der Festlegung des Vorschlags für den Entwick­lungs­plan und die Budgets zusammen und erstellen den Jahresabschluss.
(3) He/she oversees the operations of the other bodies in order to verify that they respect the approved Development Plan and budgets of the Association.(3) Er/sie überwacht die Tätigkeit der anderen Organe, um sicherzustellen, dass sie den Entwicklungsplan und die Budgets des Vereins einhalten.
(4) He/she sends, and controls invoicing of the membership fees and other incomes and makes periodical credit checks and solicits unpaid invoices.(4) Er/sie verschickt und kontrolliert die Rech­nungs­stellung für die Mitgliedsbeiträge und andere Einnahmen und führt regelmäßige Kreditprüfungen durch und fordert unbezahlte Rechnungen ein.
(5) He/she presents to the General Assembly the annual financial results and the financial plan for the following year.(5) Er/sie legt der Mitgliederversammlung die jährlichen Finanzergebnisse und den Finanzplan für das folgende Jahr vor.
(6) He/she manages the annual tax declaration in collaboration with the organisation in charge and approves the tax declaration once finalised.(6) Er/sie erstellt die jährliche Steuererklärung in Zusammenarbeit mit der zuständigen Organisation und genehmigt die Steuererklärung nach Fertig­stellung.
§ 16 Auditing§ 16 Kassenprüfung
(1) At least one auditor must be elected by the General Assembly. The term of office of the auditor(s) is two years. In case of resignation of the auditor(s), the Executive Committee appoints a new auditor. The appointment is communicated to the members of the General Assembly. (A) new auditor(s) shall be elected at the next General Assembly.(1) Die Mitgliederversammlung wählt mindestens eine Person zur Kassenprüfung. Die Amtszeit des Kassenprüfers / der Kassenprüferin / der Kassenprüfer beträgt zwei Jahre. Im Falle des Ausscheidens des Kassenprüfers / der Kassenprüferin / der Kassenprüfer ernennt der Vorstand eine/n neue/n Kassenprüfer/in. Die Ernennung wird den Mitgliedern der Mitgliederversammlung mitgeteilt. Auf der nächsten Mitgliederversammlung wird/werden ein/e neue/r Rechnungsprüfer/innen gewählt.
(2) The auditor(s) audits the funds and the business of the Association at least once a business year. The results must be reported to the next General Assembly.(2) Er/sie prüft/prüfen die Vorgänge und Finanzen des Vereins mindestens einmal im Geschäftsjahr. Die Ergebnisse müssen der nächsten Mitglieder­versammlung vorgelegt werden.
(3) In order to avoid conflicts of interest, the auditor(s) should not be members of the Executive Committee. If necessary, the auditor(s) can attend the Executive Committee meetings with no voting rights.(3) Um Interessenkonflikte zu vermeiden, soll die Kassenprüfung nicht aus Mitgliedern bestehen, die gleichzeitig dem Vorstand angehören. Falls Bedarf besteht, kann die Kassenprüfung ohne Stimmrecht an den Sitzungen des Vorstandes teilnehmen.
§ 17 Dissolution§. 18 Auflösung
(1) In the case of the dissolution of the Association, the assets of the Association will be devolved to a legal entity under public law or another non-profit organisation whose purpose consists in advancing the purpose stated in section § 2 above. The assets of the Association can also be devolved to a charity.(1) Im Falle der Auflösung des Vereins wird das Vermögen des Vereins an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder an eine andere gemeinnützige Organisation übertragen, deren Ziele darin besteht, das in § 2 genannte Ziel zu fördern. Das Vermögen des Vereins kann auch einer gemeinnützigen Einrichtung zugeführt werden.
(2) The General Assembly decides on the distribution and the recipients of the association’s assets, according to what is stated above, with a simple majority.(2) Über die Verteilung und die Empfänger des Vereinsvermögens entscheidet die Mitgliederversammlung nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen mit einfacher Mehrheit.
(3) If the General Assembly cannot take place the decision above the decision can be assumed by the Executive Committee.(3) Kommt die Mitgliederversammlung nicht zustande, so kann die vorstehende Entscheidung vom Vorstand übernommen werden.
§ 18 Precedence§ 18 Vorrang
In the event of discrepancies between the German and English versions, the German version takes precedence.Im Falle von Abweichungen zwischen der deutschen und der englischen Fassung hat die deutsche Fassung Vorrang.